شش روش برای بازخورد همراه با تغییر پیشرفت
چگونه بازخورد سازنده بدهیم؟
گاهی اوقات ارائه بازخورد سازنده مثل بندبازی بسیار ترسناک، ناخوشایند و کمی خطرناک است. اما خبر خوش این است که می‌توانید یاد بگیرید که چطور باید بازخورد سازنده‌ای ارائه بدهید که هم شما و هم کارمندان‌تان را توانمند سازد. برای این کار فقط باید فوت‌وفن کار را یاد گرفته و کمی اراده داشته باشید.
بازخورد سازنده می‌تواند برگ برنده‌ای برای کسب‌وکار شما و زندگی کارمندان‌تان باشد. اگر حرف درستی را در زمان مناسبی بزنید، همکاران خود را به سوی مسیری صعودی رهنمون می‌شوید که باعث تحول حرفهای آنها شده و به احتمال زیاد نتیجه کسب‌وکار شما را نیز متحول می‌سازد.
متاسفانه، بسیاری از رهبران ممکن است در حین ارائه بازخورد سازنده دسته‌گل به آب بدهند. اغلب، این بازخوردها توهین‌آمیز و مخرب به نظر می‌رسند و معمولا ترمیم احساسات آسیب‌دیده و پل‌های خراب‌شده پشت سر، بسیار مشکل است.
اجازه بدهید به شما کمک کنیم که از این مسئله اجتناب کنید.
برای یادگیری بازخورد سازنده نیازی نیست که در دوره‌های آموزشی چندساعته یا چندروزه شرکت کنید. ما به شما مراحلی کاربردی را آموزش می‌دهیم که می‌توانید از همین امروز آنها را به مرحله اجرا درآورید. این مراحل شیوه مشاوره‌دادن شما به کارمندان و همکاران‌تان را برای همیشه بهبود می‌بخشند.
بازخورد سازنده چیست؟
بهتر است ابتدا در مورد معنای بازخورد سازنده به توافق برسیم. بازخورد سازنده ارزیابی عملکرد یک کارمند است که با هدف توسعه مهارت‌ها و رفتارهای مناسب انجام می‌پذیرد.
بیاید این مفهوم را به المان‌های اصلی‌اش تقسیم کنیم:
-
سازنده:
در وهله نخست، بازخورد شما باید موجب پیشرفت شود. این بازخورد باید مستقیم، کاربردی و روحیه‌بخش باشد. اگر بازخورد شما به کارمندان‌تان روحیه ندهد، آنها را ناامید می‌سازد؛ حد وسطی وجود ندارد. اجازه ندهید بازخوردتان مخرب باشد.
-
بازخورد:
بازخورد باید دقیق و صادقانه باشد. گاهی اوقات باید بازخورد سازنده‌ای بدهید که مثبت است، اما در باقی مواقع باید بازخوردتان منفی باشد. ارائه بازخورد منفی ممنوع نیست؛ در واقع ضرورت هم دارد (و اغلب مفیدتر است). در نهایت، نتیجه پایانی بازخورد سازنده شما به رویکرد شما و نحوه ارائه آن برمی‌گردد.
بازخورد سازنده به ایجاد نتایج بهتری منجر می‌شود،
اما بازخورد مخرب به نتایج ناگوار می‌انجامد و به احساسات دیگران آسیب می‌زند.
چگونه بازخورد سازنده بدهیم؟
شش روش برای ارائه بازخوردهای سازنده بهتر
می‌توان هم به شیوه‌ای درست به دیگران بازخورد داد و هم به شیوه‌ای غلط. وقتی به شیوه‌ای درست بازخورد می‌دهید، خودتان متوجه می‌شوید که شیوه درستی را در پیش گرفته‌اید. این موضوع قطعا در خصوص استفاده از شیوه غلط نیز صادق است. به هر حال با آزمون‌وخطا می‌توانید روش درست را یاد بگیرید (طبیعت انسان چنین است)، ولی ما قصد داریم شما را در مسیر درست قرار دهیم.
همین‌طور که رهنمودهای زیر را می‌خوانید، سعی کنید جبهه نگیرید و بهانه نیاورید. اگر مرتکب هر کدام از اشتباهات زیر می‌شوید، این به معنای آن نیست که شما رئیس بی‌مصرفی هستید؛ تنها به این معناست که هنوز جای پیشرفت دارید. از قرار معلوم همه همین‌طور هستند.
همچنین، به یاد داشته باشید که هر کس به شکلی متفاوت نسبت به بازخورد عکس‌‌العمل نشان می‌دهد (حتی نسبت به بازخوردهای سازنده). ممکن است شما تمام کارها را درست انجام دهید، اما کارمندان‌تان بعد از این تجربه باز هم رنجیده‌خاطر و بی‌انگیزه شوند؛ تصمیم با خودشان است.
اینکه یاد بگیریم چطور به دریافت بازخورد واکنش نشان دهیم، شاید مهم‌تر از یاد گرفتن ارائه بازخورد باشد، اما این موضوع مبحثی جداگانه است.
۱. سعی کنید صراحت افراطی داشته باشید
صراحت افراطی یعنی «ملاحظه و توجه به شخصیت افراد، اما در عین حال آنها را مستقیما به چالش بکشید»، در واقع از این راه با همدردی و همدلی به افراد بگویید دقیقا کجای کارشان اشتباه (یا درست) است؛ نه با سخت‌گیری از روی ترحم یا طرز تفکری که می‌گوید «کسی نباید روی حرف من حرف بزند».
صراحت افراطی، صداقت ظالمانه نیست.
گزینه‌های پیش روی شما برای مدیریت عبارت‌اند از:
- خشونت ناخوشایند: این نوع خشونت شرورانه، اما گاهی اوقات مفید است. گاهی بدجنس‌بودن به طریقی نادرست به افراد کمک می‌کند. تصور کنید یک گروهبان نیروی دریایی رودرروی یک سرباز فریاد می‌زند. حرفهای او شاید یک روز جان سرباز را نجات دهد، اما ممکن است کاری کند که به مشاوره و روانکاوی نیاز پیدا کند. قطعا شما نمی‌خواهید چنین آدمی باشید.
- همدلی ویرانگر: کاری خوب اما به‌شدت مضر است. به‌طور مثال فردی را می‌بینید که کمی سس قرمز به صورتش مالیده، اما چیزی به او نمی‌گویید، چون نمی‌خواهید او را معذب کنید و در موقعیتی ناخوشایند قرار دهید. این کار کمکی به شما نکرده و به نفع شخص مقابل هم نیست.
- ناهمدلی کنترلگر: همان‌طور که از اسمش پیداست، در این روش شما نه به کارمندان اهمیتی می‌دهید و نه به آنها کمک می‌کنید. این روش شامل ارائه نقد یا تعریفی مصنوعی است. در این روش رفتار پرخاشگرانه و منفعلانه آشکاری وجود دارد که باعث می‌شود کارمندان‌تان فکر کنند شما نیت دیگری از انجام این کار دارید.
- صراحت افراطی: روشی مهربانانه و مفید است. در این روش، شما دوستانه و صمیمی رفتار کرده و در عین حال شجاعت این را دارید که آنچه را لازم است، بگویید. مثل این است که به دوستان‌تان بگویید زیپ شلوارشان باز است تا بعدا شرمنده نشوند یا به کارمندتان بگویید که (چگونه) باید در کارش پیشرفت کند تا بعدا از کار بیکار نشود.
صراحت افراطی تنها گزینه درست و سبک مدیریتی است که تمام مدیران باید در پیش بگیرند.
۲. به‌طور واضح تصریح کنید که چرا این بازخورد اهمیت دارد
اجازه بدهید کارمندان‌تان بدانند چرا به آنها بازخورد سازنده می‌دهید. این کار نشان‌دهنده آن است که بازخورد شما از کجا سرچشمه می‌گیرد و همچنین هدف کلی گفت‌وگوی شما چیست.
به دلایل واقعی انجام این گفت‌وگو فکر کنید. ممکن است کارمند شما:
- کم‌کاری کرده و به نتیجه کارهای تیم آسیب زده باشد.
- ماموریت محول‌شده به خودش را درک نکرده باشد.
- اعضای تیم را رنجانده باشد.
- رفتارها یا نگرش‌های دردسرساز داشته باشد.
- در جلسات حضور نداشته یا دیر سر کار آمده باشد.
- قوانین رفتاری را زیر پا گذاشته باشد.
فراموش نکنید که باید روی دلایل تمرکز کنید.
به‌عنوان مثال بگویید: «می‌خواهم به اطلاع تو برسانم که عملکرد تو طی چند هفته گذشته سیر نزولی داشته و من نگرانم که نکند این روند ادامه داشته باشد. اگر چنین اتفاقی رخ دهد، ممکن است موقعیت شغلی تو به خطر بیفتد. چه کاری می‌توانیم انجام دهیم تا دوباره تو را به مسیر درست برگردانیم؟»
مطالعه این مقالات به شما توصیه می‌شود:
موفقیت در کسب و کار در گرو حس تعلق سازمانی
چرا پرورش مهارت‌های ارتباطی اهمیت دارد؟
۳. مختصر و واضح صحبت کنید
بحث را طولانی نکنید. مستقیماً سر اصل مطلب بروید.
گفت‌وگو را با صحبت در مورد چیزهایی آغاز کنید که خوب پیش می‌روند و بعد به سراغ بازخورد سازنده‌تان بروید. اگر بدون برنامه‌ریزی قبلی با یک کارمند جلسه بگذارید، آنها می‌دانند که چه چیزی در انتظارشان است؛ اجازه ندهید حس تعلیق ایجاد شود.
بهترین راه این است که بازخورد را در اولین زمان ممکن به افراد بدهید. نگذارید زمانی طولانی بگذرد. اگر یک کارمند در جلسه‌ای، بدون تامل اظهارنظری کرد یا رفتاری نامناسب از خود نشان داد، در ارزیابی هفتگی به این موضوع اشاره کرده و این کار را به زمان نوشتن ارزیابی شش‌ماهه کارمندان موکول نکنید.
کارمندان تکنیک ساندویچی در بازخورد دادن را می‌شناسند. این تکنیک با بازخوردی مثبت آغاز شده، بعد به سمت بازخورد منفی حرکت کرده و در نهایت دوباره به بازخوردی مثبت می‌رسد. با اینکه این روش هیچ اشکالی ندارد، اما اگر ساندویچ بزرگی باشد، کارمندان نمی‌توانند آن را هضم کنند.
بازخوردتان را سریع، ساده و قابل هضم سازید.
۴. بهترین زمان‌بندی را داشته باشید
زمان‌بندی اهمیت بالایی دارد. ممکن است سازنده‌ترین بازخورد را به یک کارمند ارائه بدهید، اما اگر زمان‌بندی آن مناسب نباشد، شاید همه‌چیز در یک لحظه از بین برود. ساعت، روز، هفته و ماه مناسب را در نظر بگیرید.
اگر درست قبل از تعطیلات کریسمس به یک کارمند بگویید که موقعیت شغلی‌اش در خطر است، کار بسیار نامناسبی کرده‌اید؛ احتمالاً در این صورت تمام طول تعطیلات را به‌دنبال شغلی جدید خواهد گشت. شما مشکل را قبلا شناسایی کرده‌اید، پس بهتر است بازخوردتان را در ابتدای ماه یا بعد از اتمام تعطیلات به او ارائه بدهید.
چهارشنبه بعدازظهر نیز زمان نامناسبی برای گفت‌وگویی سازنده و فوری خواهد بود. در این زمان آنها خسته و در حال جمع‌بندی کارهایشان هستند و مشتاق‌اند که تعطیلات آخر هفته را آغاز کنند. بعدازظهر آنها را با یک بازخورد خراب نکنید، به‌خصوص اگر این امکان وجود دارد که تا شنبه یا یکشنبه صبر کنید.
۵. با آنها همدلی کنید
بازخورد سازنده باید از دلسوزی سرچشمه بگیرد، نه اجبار. اصلا بد نیست که کارمند شما بفهمد شما دلسوز او هستید. کمتر کارمندی وجود دارد که دلش بخواهد رئیسش خشک و بی‌تفاوت باشد.
خودتان را جای کارمندتان بگذارید. وقتی به آنها بازخورد ارائه می‌دهید، چه احساسی خواهند داشت؟ چطور می‌توانید به آنها قوت قلب و انگیزه بدهید و کمک کنید که مسائل را به‌درستی مدیریت کنند؟
بهترین راه این است که از قبل زمان بگذارید و ببینید چگونه می‌توانید با آنها همدلی کنید. این کار آمادگی لازم را به شما می‌دهد که در حین ارائه بازخورد، حساس‌تر (اما صادق) باشید.
۶. این فرایند را به یک گفت‌وگو تبدیل کنید
بازخورد سازنده خیابانی دوطرفه است (یا حداقل باید این‌طور باشد) و این وظیفه شماست که چراغ سبز را به کارمندان‌تان نشان دهید. بهتر است فرصت‌هایی برای آنها فراهم کنید تا حرف بزنند و افکارشان را بازگو کنند.
شاید متوجه شوید که مثلا کارمندتان به این دلیل در جلسه‌های اخیر شرکت نکرده که یکی از عزیزانش به ویروس کووید ۱۹ مبتلا شده، یا خسته است و نیاز به کمک دارد. وارد مسائل شخصی آنها نشوید، اما فضایی امن ایجاد کنید که کارمندان بتوانند، اگر راحت بودند، مسائل‌شان را با شما در میان بگذارند.
