چک‌لیست پنج‌مرحله‌ای برای برگزاری جلسات دونفره موثر
چگونه جلسات موثر داشته باشیم؟
همه ما تجربه این را داشته‌ایم که از جلسه‌ای به جلسه دیگر برویم و احساس کنیم هیچ کاری انجام نگرفته است، اما جلسات دونفره متفاوت هستند. این جلسات ابزار قدرتمندی برای رهبران هستند که می‌توانید از آنها برای ارتباط با کارمندان خود و رشد بیشتر استفاده کنید.
ارزش جلسات دونفره
وقت‌گذاشتن برای برگزاری جلسات انفرادی به تیم‌تان نشان می‌دهد که شما به رشد و توسعه شخصی آنها اهمیت می‌دهید. همچنین، نشان‌دهنده آن است که برایشان ارزش قائل هستید.
علاوه بر این، جلسات منظم انفرادی می‌تواند درک کارمندان از شما را به‌عنوان مدیر ارتقا داده و بازخورد ارزشمندی به شما بدهد. این امر نیز به نوبه خود می‌تواند بهره‌وری و سودآوری کارمندان را برای کسب‌وکار شما افزایش دهد و شما را به رهبر قوی‌تری تبدیل کند.
آغاز جلسات دونفره
نتایج یک نظرسنجی نشان می‌دهد که تقریبا 50 درصد از کارمندان جلسات دونفره را «خوب» یا «نیازمند بهبود» ارزیابی کرده‌اند؛ احتمالا به این دلیل که افرادی که آن جلسات را اداره می‌کرده‌اند، واقعا نمی‌دانستند دارند چه کار می‌کنند.
برگزاری اولین جلسه انفرادی اغلب می‌تواند ترسناک و مایه سردرگمی باشد؛ می‌خواهید در مورد چه چیزی صحبت کنید؟ چند وقت یک بار به برگزاری این جلسات نیاز دارید؟
خوشبختانه، روش‌های مطمئنی وجود دارد که از طریق آنها می‌توانید اطمینان حاصل کنید که اولین جلسه انفرادی و همین‌طور جلسات بعدی‌تان موفقیت‌آمیز باشد.
با در نظر گرفتن این موضوع، در اینجا به پنج عامل تاثیرگذار در جلسات دونفره اشاره می‌کنیم.
۱. آماده‌سازی
برای جلسه خود چهارچوب و دستور کاری تعیین کنید.
آماده‌شدن برای جلسات انفرادی کار بسیار مهمی است. این‌گونه به کارمندان خود نشان می‌دهید که برای وقت آنها ارزش قائل هستید. تنظیم یک دستور کار یکپارچه اولین قدمی است که باید روی آن تمرکز کنید؛ زیرا به شما کمک می‌کند که زمینه یک جلسه موفق را مهیا سازید.
از قبل وقت بگذارید و مشخص کنید که می‌خواهید با هر جلسه دونفره به چه چیزی برسید. آیا به‌دنبال افزایش بهره‌وری هستید، یا به‌دنبال افزایش مشارکت کارمندان؟
با تعیین نتیجه دلخواه خود، می‌توانید مطمئن شوید که سوالات درستی می‌پرسید.
هنگام چهارچوب‌بندی دستور کار، چهار حوزه اساسی وجود دارد که در ادامه به آنها پرداخته‌ایم:
- ارتباط‌گرفتن: 5 تا 10 دقیقه اول جلسه زمان بسیار خوبی برای صحبت‌کردن در مورد مسائل شخصی کارمندان‌تان است و باعث می‌شود احساس راحتی کنند.
- مباحث کارمندمحور: اکثر جلسات فردی شما باید به صحبت‌کردن کارمند اختصاص داده شود. این بخش از جلسه فرصتی برای آنهاست تا آنچه را که در ذهن خود دارند، با شما در میان بگذارند و دغدغه‌هایشان را مطرح کنند.
- مباحث مدیریت‌محور: پس از ای‌که کارمندتان افکارش را با شما مطرح کرد، نوبت شماست که نظر خود را بیان کنید و بازخورد بگیرید.
- تعیین هدف: 10 تا 15 دقیقه آخر جلسه خود را به تعیین یک برنامه عملیاتی اختصاص دهید و همراه با یکدیگر حداکثر سه هدف را برای کارمند خود تعیین کنید.
دستور کار شما برای اولین جلسه دونفره، کمی متفاوت از جلسات بعدی خواهد بود؛ زیرا در این جلسه باید پایه و اساس همه جلسات آینده را بنا کنید. قبل از آغاز جلسه با مطرح‌کردن پرسش‌هایی به این موضوع فکر کنید که چگونه می‌خواهید کارمندتان را راهنمایی کنید. اطمینان یابید که در اولین جلسه‌تان زمانی را به تعیین اهداف جلسه اختصاص دهید تا با کارمندتان اتفاق نظر پیدا کنید.
مسئولیت‌های خود را انجام دهید
آماده‌شدن برای اولین جلسه بدین معنا نیز هست که باید کارمندان خود را بررسی کنید.
برای انجام این کار، می‌توانید جدیدترین ارزیابی عملکرد، ایمیل‌های مشتریان و سایر منابعی را که در اختیار دارید، مرور کنید تا دریافت بهتری از عملکرد فعلی آنها داشته باشید. درست است که جلسات دونفره صرفا به عملکرد مربوط نمی‌شوند، اما این بررسی می‌تواند نقطه شروعی برای بحث در مورد موانع و چالش‌های پیش روی کارمندان باشد.
مطمئن شوید که از هر نقطه‌عطف یا رویدادی در زندگی کارمندان خود آگاه هستید. آیا تولد کسی نزدیک است؟ آیا می‌خواهند به خانه جدیدی نقل مکان کنند؟ دانستن این جزئیات به شما کمک می‌کند که به آنها نشان دهید برای شما چیزی بیش از یک کارمند ساده هستند.
-
حضور
جلسات دونفره فرصتی است که می‌توانید با کارمندان‌تان در سطح عمیق‌تری ارتباط برقرار کنید. این نکته اهمیت دارد که احساس کنند شما با آنها شفاف و صادق هستید.
بسته به رابطه فعلی‌تان با کارمندان، افزایش این اعتماد ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشد. در هر صورت، ارزش تلاش را دارد.
از بروز مسائلی که باعث حواس‌پرتی می‌شوند جلوگیری کنید
یکی از مهم‌ترین کارهایی که می‌توانید قبل از اولین جلسه خود انجام دهید، این است که مطمئن شوید چیزی در روند این جلسه وقفه ایجاد نمی‌کند. یعنی باید از هرگونه حواس‌پرتی احتمالی جلوگیری به عمل آورید تا بتوانید تمرکز خود روی کارمندتان را حفظ کنید.
به‌عنوان مثال، اگر کارمندان دائما در دفتر شما رفت‌وآمد می‌کنند، قبل از جلسه یادداشتی را روی در قرار دهید تا بدانند که نباید مزاحم‌تان شوند. همچنین، تلفن همراه‌تان را روی حالت سکوت بگذارید و صفحه کامپیوترتان را خاموش کنید. این کار به کارمندان نشان می‌دهد که توجه شما کاملا معطوف به آنهاست.
بادقت به آنها گوش فرا دهید
به کارمندان‌تان اجازه دهید مکالمه را پیش ببرند. نقش شما به‌عنوان یک مدیر گوش‌دادن و ارائه کمک در صورت نیاز است. همچنین، این فرصتی برای شماست که به آنها مشاوره لحظه‌ای ارائه دهید و مطمئن شوید که خودتان و گزارش‌هایتان در راستای اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت قرار دارند. مراقب لحن و زبان بدن‌تان نیز باشید.
پیشنهاد مطالعه تکمیلی:
چرا پرورش مهارت‌های ارتباطی اهمیت دارد؟
چگونه جلسات موثر داشته باشیم؟
-
همکاری/مشارکت
کارمندان را نیز وادار به مشارکت کنید
مشارکت یکی دیگر از عناصر کلیدی برای یک جلسه دونفره موفق است. مشارکت‌دادن کارمندان در شروع کار به آنها احساس مالکیت و تعهد می‌دهد و آنان را مشغول نگه می‌دارد.
یک راه آسان برای همکاری با کارمندتان و مشارکت‌دادن او این است که دستور جلسه را زودتر به او بدهید و از او دعوت کنید تا مشارکت کند. این کار به هر دوی شما این فرصت را می‌دهد تا به مهم‌ترین چالش‌هایی که کارمندان‌تان با آن روبه‌رو هستند، بپردازید.
درخواست بازخورد
در طول جلسه، باید این همکاری را ادامه دهید. جلسات دونفره فرصتی عالی برای درخواست بازخورد در مورد خودتان است. همچنین می‌توانید از کارمندان‌تان بپرسید که شما چه کاری می‌توانید انجام دهید تا آنها موفق‌تر شوند.
برای رسیدن به اهداف بلندمدت با یکدیگر همکاری کنید
برای شناسایی فرصت‌های رشد حرفه‌ای و تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت با یکدیگر همکاری کنید. در طول جلسات آینده، مطمئن شوید که پیشرفت آنها را پیگیری کرده و در صورت لزوم حمایت بیشتری از آنها خواهید داشت.
چگونه جلسات موثر داشته باشیم؟
-
قدردانی
قدردانی یکی از ساده‌ترین شیوه‌ها برای تقویت روحیه کارمندان است. از جلسات حضوری خود استفاده کنید و چند دقیقه را به قدردانی از دستاوردهای اخیر کارمند خود اختصاص دهید. همچنین، می‌توانید از این زمان بهره برده و از اینکه برای رسیدن به اهداف خود و رشد فردی‌شان قدمی برداشته‌اند، تقدیر به عمل آورید. این کار نشان می‌دهد که قدرشناس هستید و به تعهد آنها برای رسیدن به اهداف شغلی خود افتخار می‌کنید.
-
تداوم و ثبات
پس از اتمام اولین جلسه دونفره، باید ثبات داشته باشید. کارمندان باید بدانند این جلسات چه زمانی برگزار شده و موضوع‌شان چیست.
به‌طور منظم جلسات را برگزار کنید
در حالت ایده‌آل، شما باید جلسات دونفره خود را حداقل یک هفته در میان برگزار کنید. اگر جلسات را به‌صورت نامنظم یا به‌ندرت تشکیل می‌دهید، احتمالا برای پوشش همه مسائل زمان کافی نخواهید داشت. همچنین، ممکن است مشکلاتی نادیده گرفته شوند و تیم شما آسیب ببیند.
برگزاری جلسات هفتگی یا هر دو هفته یک بار نیز می‌توانند باعث مشارکت بیشتر کارمندان شوند. کارمندان شما مایل هستند با شما ارتباط برقرار کنند و برای اینکه حس کنند مورد حمایت واقع می‌شوند، به آن زمان خاص نیاز دارند. هر چه بیشتر بتوانید این جلسات را تشکیل دهید، بهتر است. اما در عین حال، نباید زیاده‌روی کنید!
اعتمادسازی کنید
همزمان با شروع جلسات باید در کارمندان خود حس اعتماد را برانگیزید. اگر می‌خواهید جلسه‌ای را لغو کنید، تا آنجا که ممکن است اطلاع‌رسانی کرده و بعد مجددا جلسه‌ای را تشکیل دهید. شاید برای کارمندان‌تان مهم نباشد که یک یا دو جلسه لغو شده‌اند، اما اگر این کار به یک امر عادی تبدیل شود، ممکن است اعتمادشان را از دست بدهند و شما نیز از مزایای جلسات دونفره محروم شوید.
چگونه جلسات موثر داشته باشیم؟
