چهارچوب‌های مدیریت پروژه
عوامل کلیدی و بهترین شیوه‌ها برای مدیریت پروژه
یک پروژه هرگز از دیگر مسائل جدا نیست، بلکه پروژه به دست اعضای تیم در یک سازمان اجرا می‌شود که چهارچوب مدیریتی خاصی برای پیشبرد روند یک پروژه دارند. این چهارچوب، چه آگاهانه طراحی شده باشد، چه ناآگاهانه، به‌منظور تعیین نحوه عملکرد پروژه و به‌عنوان راهنمای ضعیفی برای تیم‌ها در سراسر سازمان به کار می‌رود.
این چهارچوب باید متناسب با نیازها، اهداف و تیم اجرایی یک پروژه طراحی شود. به ادامه این مقاله توجه کنید تا بتوانید چهارچوب مدیریت پروژه‌ای قابل اطمینان طراحی کنید که می‌تواند پروژه‌های شما را به نتایج موفقیت‌آمیز برساند.
چهارچوب مدیریت پروژه چیست؟
چهارچوب مدیریت پروژه به جزئیات روش‌ها، فرایندها، کارها، منابع و ابزارهای مورد نیاز از ابتدا تا پایان پروژه می‌پردازد. معمولا این چهارچوب به سه بخش کوچک‌تر تقسیم می‌شود؛ چرخه عمر پروژه، چرخه کنترل پروژه و ابزارها و قالب‌ها.
چهارچوب پروژه و اصول پروژه
این تمایز معمولا سردرگمی افراد را در پی دارد، اما فهم آن بسیار آسان است. اصول پروژه به مجموعه فرایندها یا قواعدی گفته می‌شود که به مدیریت پروژه کمک می‌کند. اصول پروژه اغلب به‌طور دقیق تعریف و تقویت می‌شوند؛ در حقیقت دلیلی وجود دارد که آنها این‌قدر جدی و دقیق هستند. ممکن است یک پروژه به خاطر نبود دستورالعملی دقیق برای تعیین اصول، شکست بخورد.
اما در چهارچوب مدیریت پروژه، شما آزادی عمل و انعطاف بیشتری دارید. می‌توانید در صورت نیاز قوانین را تغییر دهید و قوانین جدیدی را در یک چهارچوب به کار ببندید. به‌علاوه، چهارچوب مدیریت جزئیات بیشتری دارد؛ حتی مراحلی دارد که ممکن است در اصولی مانند فرایندهای پیچیده معارفه و معاشرت سازمانی و ارزیابی‌های پساعملیاتی وجود نداشته باشد.
انواع چهارچوب‌های مدیریت پروژه
چهارچوب‌های متداول انواع مختلفی دارند که برای پروژه‌ها، تیم‌ها، صنایع و بودجه‌های مختلف طراحی شده‌اند. به چند نمونه از چهارچوب‌های مدیریت پروژه دقت کنید:
- اسکرام: یک چهارچوب مدیریت پروژه چابک که در ابتدا برای توسعه نرم‌افزار طراحی شده بود.
- کانبان: یک چهارچوب مدیریت پروژه مصور که بر مدیریت کار و بهبود فرایند تمرکز دارد.
- اسکرامبان: همان‌طور که از اسمش پیداست، این چهارچوب ترکیبی از اسکرام و کانبان است. اسکرامبان نمونه‌ای عالی از نحوه طراحی چهارچوب مدیریت پروژه‌ای است که با استفاده از المان‌های چهارچوب‌ها و اصول دیگر طراحی شده است.
- لین: این چهارچوب بر بهبود مستمر فرایند، مدیریت منابع و مدیریت کار متمرکز است.
- واترفال: یک چهارچوب سنتی برای مدیریت پروژه است که برنامه‌ریزی ترتیبی پروژه و اجرای آن را دربر می‌گیرد.
عناصر کلیدی چهارچوب مدیریت پروژه
پیش‌تر به‌طور خلاصه به این سه عنصر پرداخته‌ایم؛ چرخه عمر پروژه، چرخه کنترل پروژه و ابزارها و قالب‌ها. این سه عنصر با هیچ ترتیب خاصی به انجام نمی‌رسند، اما زمانی که با یکدیگر ترکیب می‌شوند، به عملکرد پروژه در سطحی بهینه کمک می‌کنند. بیایید نگاه عمیق‌تری به این سه عنصر بیندازیم.
ابزارها و قالب‌ها
همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، با وجود قالب‌های آنلاین موجود، اصلا نیازی نیست دوباره‌کاری کنیم. PRINCE2، CCPM (مدیریت پروژه زنجیره بحرانی)، اسکرام (اساسا در محیط‌های توسعه استفاده می‌شود) و روش واترفال از قالب‌های معروف هستند. بسیاری از نمودارهای گانت از روش واترفال در ترکیب خود استفاده می‌کنند، بنابراین اگر بخواهید از نرم‌افزاری به نرم‌افزار دیگر بروید، این فرایند برای شما آسان خواهد بود.
اقداماتی که در یک چهارچوب انجام می‌شود یا می‌تواند ترتیبی باشد (که برای روش واترفال ایده‌آل است)، یا همزمان (که در تابلوی کانبان از آن استفاده می‌شود).
چرخه عمر پروژه
چرخه عمر پروژه نشان می‌دهد که چگونه باید به تنظیم چهارچوب کلی مدیریت پروژه بپردازید. در این قسمت از طریق مراجعه به چرخه عمر پروژه‌تان، کار را با طرح‌ریزی چهارچوب مدیریت پروژه آغاز می‌کنید.
عموما پنج مرحله وجود دارد که چرخه عمر پروژه را تشکیل می‌دهند:
-
شروع:
مرحله شروع شامل تحقیق، برنامه‌ریزی، هماهنگی با هر دو طرف ذی‌نفع، ایده‌پردازی و مصاحبه با مشتریان/افراد ذی‌نفع/ شرکا/ تولیدکنندگان برای به دست آوردن ورودی است.
-
برنامه‌ریزی:
حالا که مولفه‌های اصلی برای ایجاد موفقیت‌آمیز یک پروژه را شناسایی کرده‌اید، می‌توانید تکه‌های پازل را کنار هم قرار دهید. هر کدام از مراحل مهم کار کجا قرار می‌گیرند؟ چند تیم در این پروژه مشغول به کار خواهند بود؟ ریسک‌های مربوط به هر تیم کدام است و چه کسی آنها را مدیریت خواهد کرد؟ تیم افراد ذی‌نفع در این مرحله به تمام این پرسش‌ها و پرسش‌های دیگر پاسخ داده و آنها را تأیید می‌کنند.
-
اجرا:
پروژه آغاز می‌شود! حالا که تمامی اعضای تیم‌های مربوطه اطلاعات خلاقانه را در اختیار دارند، پروژه برای طراحان، نویسندگان و سایر اعضا وارد فاز تولیدی می‌شود تا خروجی‌ها را ایجاد کنند.
-
مدیریت:
فاز مدیریتی مرحله‌ای است که تمام اطلاعات روزآمد را کنترل و بررسی کرده و به افراد ذی‌نفع کلیدی گزارش می‌دهید؛ به‌خصوص در هر یک از مراحل مهم. به‌علاوه، باید به‌منظور اطمینان از تمامی موارد یادداشت بردارید، چه از ناهنجاری‌ها، چه موارد دیگر و همه یادداشت‌ها را در جایی نگه دارید تا بعدا به آنها مراجعه کنید.
-
بررسی:
در اینجا پروژه به اتمام رسیده و خروجی‌ها با موفقیت به دست آمده‌اند. در این مرحله تمام یادداشت‌ها، موفقیت‌های کلیدی و نکاتی را بررسی کنید که می‌تواند باعث بهبود وضعیت افراد ذی‌نفع، اعضای تیم، مشتریان و تولیدکنندگان شود.
به همین خاطر است که مرحله چرخه عمر بزرگ‌ترین و مهم‌ترین مولفه چهارچوب مدیریت شماست. اغلب چرخه عمر به‌عنوان ابزاری عمل می‌کند تا هر مرحله را در مقابل هر مرحله مهم قرار داده و اهدافی را که در هر مرحله باید به آنها دست یافت، به افراد ذی‌نفع مهم نشان دهد. گذر از هر مرحله و رویداد مهم، معیار قابل سنجش دیگری است که می‌توان بعد از اتمام پروژه آن را گزارش کرد.
مطالب پیشنهادی: چهار روش ایجاد انگیزه در تیم استارتاپی | ترکیب تیم برنده
چرخه کنترل پروژه
بسته به اینکه تیم شما چقدر بزرگ است و در چند کشور و منطقه زمانی اجرا می‌شود، این چرخه می‌تواند به اندازه بخش چرخه عمر پروژه طولانی باشد؛ زیرا زمانی که با مردم سروکار دارید، با متغیرها طرف هستید و در هر متغیری نیز ریسکی وجود دارد.
متاسفانه حدود ۵۷ درصد از تیم‌ها می‌گویند که ریسک وجهی بوده که کمترین میزان آمادگی را برای مدیریت آن داشته‌اند و ۳۶ درصد از شرکت‌ها نیز برنامه‌ای برای مدیریت صحیح ریسک‌ها داشته‌اند. اگر مدیر پروژه در مدیریت و کنترل صحیح ریسک‌ها ناتوان باشد، برنامه را در طول این فرایند بهینه‌سازی نکرده و کانال‌هایی برای ارتباط آزادانه ایجاد نکند، به احتمال زیاد پروژه با شکست مواجه خواهد شد.
بهترین شیوه‌ها برای چهارچوب مدیریت پروژه
۱. روش ارتباطی کنترل‌شده‌ای را حفظ کنید. بدون داشتن روشی برای ارتباطات آزادانه در سراسر کانال‌ها و تیم‌های مختلف، چهارچوب به‌راحتی می‌تواند فرو بریزد.
۲. قالبی بسازید که بتوانید در انواع پروژه‌ها از آن استفاده کنید. از آنجا که چهارچوب بسیار انعطاف‌پذیر است، می‌توانید بدون نیاز به دوباره‌کاری، از یک چهارچوب در پروژه‌های گوناگون استفاده کنید. این کار میزان کارایی تمام تیم‌های درگیر را افزایش خواهد داد.
۳. گنجینه‌ای از یادداشت‌ها، اسناد و نظرات مربوط به پروژه و مراحل مهم ایجاد کنید. این کار در مرحله بررسی و همچنین برای ایجاد چهارچوب پروژه مفید خواهد بود. می‌توانید از درس‌هایی که از پروژه‌های قبلی گرفته‌اید، برای تنظیم چهارچوب جدید و کارایی بیشتر استفاده کنید.
با توجه به اینکه این چهارچوب به‌شدت منعطف و پویاست، به‌ندرت اتفاق می‌افتد که شکست بخورد، اما با استفاده از بهترین فعالیت‌هایی که در این مقاله به آنها اشاره کردیم، می‌توانید تضمین کنید که هر بار با موفقیت روبه‌رو خواهد شد.
