بهترین روش‌ها برای پرورش مهارت‌های ارتباطی
چرا پرورش مهارت‌های ارتباطی اهمیت دارد؟
جهان ما به مبادله و بازنشر اطلاعات وابسته است و بر اساس آن عمل می‌کند؛ بنابراین توانایی برقراری ارتباط یکی از مهارت‌های حیاتی در زندگی ماست. داشتن مهارت‌های ارتباطی مناسب به این معناست که دیگران می‌توانند نگرش یا دیدگاه شما را در مورد یک موقعیت بشنوند، بخوانند یا ببینند و در نتیجه دیدگاه شما را به رسمیت بشناسند. در مقابل، مهارت‌های ارتباطی ضعیف به بروز سوءتفاهم‌ها و مشکلاتی در کار، روابط و سایر عرصه‌ها منجر می‌شود.
ارتباط چیست؟
به‌طور کلی، ارتباط برقرار کردن به این معناست که «انتقال اطلاعات، افکار یا احساسات به گونه‌ای باشد که به شکلی رضایت‌بخش دریافت یا درک شوند.» (واژه‌نامه دانشگاهی مریام وبستر) شیوه‌های مختلفی برای ارتباط برقرار کردن وجود دارد، اما در این مقاله روی سه مورد از آنها تمرکز می‌کنیم.
۱. ارتباط کلامی؛
۲. ارتباط غیرکلامی (زبان بدن)؛
۳. ارتباط نوشتاری.
اعصاب خود را آماده کنید
اگر اضطراب اجتماعی خفیف یا ناشیگری و یا عدم اعتمادبه‌نفس در استفاده از کلمات باعث شده که نتوانید برای توسعه مهارت‌های ارتباطی خود از کسی کمک بگیرید، بدانید که شما تنها نیستید. از آنجا که تفاوت‌های ظریفی میان انسان‌ها وجود دارد، مهارت‌های لازم برای برقراری ارتباط صحیح نیز به همین شکل متنوع هستند.
ارتباط می‌تواند یک کار دلهره‌آور باشد؛ بنابراین ناامید نشوید! برای اینکه بهتر بر اعصاب‌تان مسلط شوید یا اعتمادبه‌نفس‌تان را تقویت کنید، موارد زیر را به خاطر داشته باشید:
- آهسته صحبت کنید.
- یک نفس عمیق بکشید و عجله نکنید.
- اگر این احساس را دارید که سریع صحبت می‌کنید، به احتمال زیاد احساس شما درست است.
- در نوشتن یا آماده‌سازی مقدمات یک سخنرانی، عجله نکنید. عجله می‌تواند سبب افزایش اضطراب شما شود و اضطراب نیز یا از طریق ایجاد شک و دودلی یا از طریق زیر سؤال بردن شما، باعث توقف شما در مسیر می‌شود.
- کارهای نگارشی را خیلی قبل‌تر از موعد نهایی‌شان انجام دهید. اگر می‌دانید که باید متن یک سخنرانی را آماده یا نامه‌ای را ارسال کنید، انجام آن را به آخرین لحظه موکول نکنید. به تعویق انداختن کارها به عجله‌کردن منجر می‌شود و عجله نیز موجب اشتباه خواهد شد.
- مخاطب خود را درک کنید و ببینید که قبل از شروع باید چه کارهایی انجام دهید.
- بخشنده باشید. به خاطر یک اشتباه سهوی به خودتان سخت نگیرید، اما تلاش کنید که دیگر چنین اشتباهی را مرتکب نشوید. همیشه سعی داشته باشید که در فرصت بعدی ارتباط بهتری برقرار کنید.
چگونه سه مهارت ارتباطی اصلی را در وجود خود پرورش دهیم؟
۱. کلامی
گوش‌دادن واقعی
گوش‌دادن واقعی یعنی توجه‌کردن به آنچه یک فرد دیگر می‌گوید. زمانی که واقعا به صحبت‌های یک فرد دیگر گوش فرا می‌دهید، بهتر می‌توانید پاسخ‌های بافکر و مرتبطی را بیان کنید. همچنین، این کار به فرد مقابل‌تان نشان می‌دهد که شما به او احترام می‌گذارید.
هوشیاری
نسبت به لحن صدایتان هوشیار باشید. بهترین راه برای تمرین هوشیاری نسبت به لحن‌تان این است که قبل از گفتن هر چیزی، به آن فکر کنید. لحن مناسب به شما کمک می‌کند که پیامی را که می‌خواهید، انتقال دهید و از بروز سوءتفاهم‌ها جلوگیری کنید.
سکوت
اگرچه ممکن است سکوتِ ناخوشایند و بیجا باعث شود دیگران کمی معذب شوند، اما تمام مکث‌های ایجادشده در گفت‌وگوها را نیز نباید با حرف‌زدن پر کرد. تلاش برای پر کردن این مکث‌ها با حرف‌زدن در مورد موضوعات تکراری و کلیشه‌ای به تعجب دیگران، لغزش‌های گفتاری و عدم استنباط قضایا منجر می‌شود.
از صدایتان استفاده کنید
کارشناسانی که هر روز از صدایشان استفاده می‌کنند، همیشه اول آن را گرم می‌کنند. این عادت‌های روزانه باعث آسودگی ماهیچه‌های صورت، کشش تارهای صوتی و از بین رفتن اضطراب می‌شود. این روال‌های روزمره کارهایی آسان هستند که می‌توانید به‌تنهایی در خانه انجام دهید و گاهی ادای عبارت‌هایی با تلفظ دشوار و بیان آهسته و شمرده کلمات را دربر می‌گیرند.
عادات صوتی
حواس‌تان به تکیه‌کلام‌هایی مانند «مثلا»، «اممممم»، «می‌دونی» و «آره دیگه» باشد. همچنین زمانی که صدای شما خش‌دار می‌شود یا حجم صدایتان هنگام ادای قسمت‌های پایانی جملات گرفته می‌شود، آزاردهنده است و باید از آن اجتناب کنید.
بیشتر بخوانید و بدانید: 9 شخصیت یک استارتاپ | ویژگی‌های یک مدیر تاثیرگذار
۲. غیرکلامی
ارتباط چشمی
یکی از بهترین روش‌ها برای نشان‌دادن احترام به دیگران در فضای کار یا مکان‌های دیگر این است که با آنها ارتباط چشمی برقرار کنید. این کار به هر کسی که با او مشغول صحبت هستید، نشان می‌دهد که به آنچه می‌گوید، علاقه دارید. برقراری ارتباط چشمی در سخنرانی‌ها، یک فضای مشارکتی‌تر ایجاد می‌کند. اگر به‌دلیل وجود نورهای صحنه یا اضطراب نمی‌توانید با مخاطبان خود ارتباط چشمی برقرار کنید، نقطه‌ای را در انتهای سالن در نظر بگیرید و به آن بنگرید.
حالت بدن
قوز کردن می‌تواند به طرف مقابل شما این‌طور القا کند که شما علاقه‌ای به صحبت‌های او ندارید؛ حتی اگر چنین منظوری نداشته باشید. اگر احساس می‌کنید که شانه‌هایتان به جلو خمیده شده‌اند یا دارید از روی صندلی‌تان به سمت پایین سُر می‌خورید، حالت بدن‌تان را تنظیم کنید؛ شانه‌ها را به سمت عقب، چانه را بالا و پشت‌تان را صاف نگه دارید.
تکان‌خوردن مدام
تکان‌خوردن مدام کاری است که حتی اگر بی‌منظور هم انجام شود، نشان‌دهنده بی‌علاقگی شنونده خواهد بود. هوشیاری بدنی را با خودتان تمرین کنید. اگر حس کردید به جای گفت‌وگویی که در آن شرکت کرده‌اید، مضطربانه به فهرست کارهایی که باید انجام دهید، فکر می‌کنید، آن فکر را رها سازید. انجام مراقبه در منزل به شما کمک می‌کند تا به این سطح از هوشیاری برسید. شاید بخواهید هزینه کرده و یک توپ مخصوص اضطراب یا چیز دیگری بخرید که آنچنان هم حواس دیگران را پرت نکند و انرژی اضطراب‌تان را روی آن خالی کنید.
فضای شخصی
دامنه کارهایی که در زمینه فاصله فیزیکی یا تماس جسمی؛ دوستانه و قابل قبول تلقی می‌شوند، از یک فرهنگ به فرهنگ دیگر و از یک شخص به شخص دیگر متفاوت هستند. اگر می‌دانید که قرار است با فرد جدیدی از یک فرهنگ دیگر ملاقات داشته باشید، مطمئن شوید که از قبل خوب تحقیق کرده‌اید. تلاش کنید که به هنجارهای اجتماعی او احترام بگذارید و به‌دنبال سرنخ‌هایی باشید که بفهمید چه زمانی می‌توانید هنجارهای خودتان را نیز دخیل کنید. بهتر است قبل از اینکه به کسی نزدیک شوید، زبان بدن او را زیر نظر بگیرید.
اگر به نظر می‌رسد که یک فرد در جمع معذب است، نزدیک‌شدن زیاد به او با یک نگاه دوستانه می‌تواند پیامی تهاجمی یا ناشایست را به آن شخص انتقال دهد. یا زمانی که یکی از همکاران‌تان می‌خواهد در مورد کار با شما صحبت کند و شما با اخمی بر پیشانی یک متر دورتر از او ایستاده‌اید، ممکن است او این‌طور برداشت کند که شما اصلا علاقه‌ای به کار کردن با او ندارید. در هر حال فاصله‌ای مناسب را با دیگران حفظ کرده و تنها زمانی وارد حریم فیزیکی یک نفر شوید که مطمئن هستید این اجازه را دارید.
۳. نوشتاری
این روزها بسیاری از ارتباطهای نوشتاری از طریق فناوری‌هایی چون ایمیل، نرم‌افزار و سایر اپلیکیشن‌ها انجام می‌شود و در تمام موقعیت‌های روزمره نیز به کار می‌رود؛ بنابراین رهنمودهای زیر را در نظر داشته باشید:
- ببینید که مخاطب شما چه کسی است. اگر برای یک دوست می‌نویسید، می‌توانید لحنی غیررسمی داشته باشید و از زبان خودمانی و محاوره‌ای استفاده کنید. اگر برای رئیس‌تان می‌نویسید، عبارت «چطوری رفیق؟» گزینه مناسبی برای آغاز یک ایمیل خطاب به او نیست. در چنین نامه‌هایی رسمی باشید. وظیفه خود را بدانید و ببینید چه چیزی از شما خواسته شده است.
- به سؤال پاسخ دهید. مثلا اگر کسی از شما می‌پرسد که ساعت چند است، زمان را به او بگویید، نه شیوه ساخت ساعت را. از جملات و زبان کوتاه و موجز و عبارات کامل استفاده کنید. در چندین پاراگراف در مورد موضوعات مختلف بنویسید.
- حواس‌تان به لحن گفتارتان باشد. انتقال احساسات و مقصود آدم‌ها در ارتباط نوشتاری مشکل‌تر است، زیرا شما نمی‌بینید که طرف مقابل آنچه را می‌گویید، چگونه برداشت می‌کند. هیچ زبان بدنی هم در این روش وجود ندارد که بتوان بر آن تکیه کرد. به همین خاطر، بسیار دقت داشته باشید و از طعنه و کنایه یا شوخی بپرهیزید و مطمئن نباشید که طرف مقابل متوجه شوخی شما می‌شود. آنچه نوشته‌اید را بلندبلند برای خودتان بخوانید. بدین طریق همیشه می‌توانید نوشته خود را ویرایش و نمونه‌خوانی کنید.
- برای برقراری ارتباطهای خاصی از نرم‌افزارهای تخصصی استفاده کنید. برخی مکاتبات را مانند زمان‌بندی جلسات یا مصاحبه‌ها، می‌توان با استفاده از نرم‌افزارها بهتر سازمان‌دهی کرد.
نتیجه‌گیری
شاید برقراری ارتباط برای شما امری طبیعی باشد، اما در برابر کسانی که این کار برایشان دشوار است، صبور باشید. به این فکر کنید که یادگیری مهارت‌های شغلی، یک زبان جدید یا آداب معاشرت با مدیران ارشد در فرهنگ‌های دیگر چقدر تمرین می‌طلبد. پرورش این مهارت‌ها زمان و تمرین زیادی می‌طلبد. اگر رهنمودهای این مقاله را به کار ببندید، مهارت‌هایتان خیلی زود بهبود پیدا می‌کنند.
